7 hábitos simples para otimizar a rotina e ter dias mais leves

A falta de organização está custando caro: segundo o relatório Anatomia do Trabalho 2023, da Asana, 58% do tempo dos profissionais é consumido com a gestão do próprio trabalho - como reuniões, acompanhamento de tarefas e busca por informações - restando pouco espaço para atividades realmente estratégicas. Para ajudar com esse cenário, a especialista em organização pessoal Lara Kloosterboer Westphalen, CEO da The Life Curators, empresa especializada em assistência pessoal e executiva reúne sete estratégias simples, eficazes e fáceis de aplicar no cotidiano de qualquer pessoa, independentemente do estilo de vida ou da profissão.

1. Defina três prioridades diárias

Uma das principais recomendações de Lara Kloosterboer Westphalen é começar o dia com uma lista de três prioridades bem definidas. Essa prática, segundo ela, permite manter o foco nas tarefas mais relevantes e evita o desgaste provocado pela tentativa de resolver tudo ao mesmo tempo. “Isso ajuda a manter o foco nas tarefas mais importantes, evitando a sobrecarga e aumentando a produtividade."

2. Aplique a regra dos dois minutos

A especialista recomenda resolver imediatamente tudo o que pode ser feito em até dois minutos. “Resolver essas tarefas na hora evita o acúmulo de pequenas pendências que, no fim do dia, acabam consumindo tempo e energia de forma desnecessária", comenta. 

3. Organize o ambiente físico em blocos de 15 minutos

Outro ponto importante, segundo Lara, é manter a organização do ambiente físico. Para isso, ela sugere dividir a arrumação da casa ou do espaço de trabalho em blocos de 15 minutos diários. “Pequenas ações diárias são mais eficazes para manter a organização do que tentativas intensas e cansativas de arrumar tudo de uma vez. O objetivo é criar consistência, não perfeição”. 

4. Estabeleça horários para checar e-mails e mensagens

Estipular momentos fixos para lidar com e-mails e notificações evita interrupções constantes. “Checar o celular a todo momento interrompe o fluxo de raciocínio e dificulta a concentração, afetando diretamente a produtividade."

5. Automatize tarefas repetitivas

Contas a pagar, lembretes, listas de compras e outras atividades que se repetem podem ser delegadas a aplicativos ou ferramentas digitais. “Automatizar é uma forma de economizar tempo, reduzir o cansaço mental e criar espaço para o que realmente importa”, diz Lara.

6. Faça um descarte digital semanal

A prática do “descarte digital” uma vez por semana — apagando e-mails, fotos e arquivos desnecessários — ajuda a reduzir distrações. “Ambientes digitais desorganizados são tão estressantes quanto uma mesa bagunçada."

7. Aprenda a delegar

Por fim, uma das atitudes mais importantes é aprender a delegar. Seja no trabalho ou na vida pessoal, dividir tarefas permite que cada pessoa concentre sua energia naquilo em que realmente faz diferença. “Delegar é uma forma de confiar, de compartilhar responsabilidades e de preservar sua saúde mental. Ninguém dá conta de tudo sozinho”, conclui.

PER VIVERE BENE